Alors que le déconfinement progressif est engagé depuis le 11 mai, les audits de certification ont repris dès le 11 mai. Retour d’expérience suite à ces missions réalisées dans ce contexte de reprise d’activité pour les entreprises comme pour ANTHEA Conseils.

Plus de 20 missions d’audits ont été réalisés depuis le 11 mai.Ces missions ont concerné pour la plupart des audits de certification MASE, RSE ou QSE.

Les entreprises auditées relèvent d’activités différentes :

  • Travaux forestiers
  • Travaux paysagers (focardage, …)
  • Gestion de l’eau potable et eaux usées
  • Maintenance
  • Travaux neufs Génie Climatique.

Elles sont de taille différentes :

  • Des agences locales appartenant à de grands groupes nationaux,
  • Des PME / TPE employant moins de 50 salariés.

Nous vous proposons ici de rapporter ce que nous avons, de notre point de vue d‘auditeur, ce que nous avons apprécié, les principaux points forts, les mesures d’adaptation que nous avons engagé pour les uns ou pour les autres.

Les principaux points forts relevés :

L’engagement des Directions a pu être confirmé par des faits et des actes :

  • En effet, celles-ci n’ont pas reculé face à la difficulté. Certaines d’entres-elles avaient stoppé ou ralenti leurs activités depuis la mi-mars. Toutes avaient dû adopter un « mode dégradé » et auraient pu légitimement demander un report de leur audit. Toutes les entreprises avaient du adopter le télétravail, déployer des mesures barrières depuis quelques semaines, former le personnel. En période de risques renforcée, on ne lâche rien sur la prévention
  • Les mesures barrières sont déployées de manière efficace, adaptées à chaque contexte :

Plusieurs bonnes pratiques sont constatées :

  • Déploiement opérationnel des prescriptions professionnelles (guides métiers) et gouvernementales
  • Les locaux, bungalows de chantiers, espaces de restauration sont réorganisés pour conserver les distances : marquage au sol, matérialisation au sol des distances de sécurité, réalisation d’abri et d’espaces dédiés suffisants pour permettre aux salariés de déjeuner sur place tout en respectant les mesures barrières
  • Mise à disposition de gels hydro-alcoolique en quantité suffisante, élaboration de distributeurs de gel sans contact
  • Mise à disposition du personnel des masques adaptés: à minima les masques barrières, parfois les masques FFP2, aujourd’hui disponibles
  • Formation, sensibilisations régulières du personnel sur les risques covid-19
  • Aménagement des espaces de travail, des circulations sur le site pour éviter les croisements
  • Nomination, formation et responsabilisation de référents Covid.
  • Sensibilisation et respect des consignes constatées sur le terrain par les équipes intervenantes, dans des contextes pourtant bien souvent difficiles (travaux pénibles, chaleurs, inconfort, …)
  • Mise à jour des documents de prévention: Document unique, Avenants aux plans de prévention, aux PPSPS, ..
  • Évolution et renforcement des accueils SSE dans les agences ou sur les chantiers pour le personnel, nouvel entrant, les intérimaires et les sous-traitants,
  • Mise en place de questionnaire COVID à l’accueil pour les nouveaux entrants ou les visiteurs

Les entreprises ont du s’adapter, les auditeurs  aussi. Parmi les changements, nous avons adopté les mesures suivantes :

  • Mise en place du PRA :  plan de reprise d’activité ANTHEA Conseils élaboré avec la participation des intervenants ANTHEA Conseils,
  • Modification les analyses de risques et la préparation des missions : Le document unique du cabinet, les plans de prévention signés par les intervenants ANTHEA CONSEILS ont été complétés là aussi des mesures de prévention et de protection COVID-19,
  • Élaboration d’un plan de reprise d’activité. Les mesures de protection et de prévention renforcées ont été définis, validées, appliquées par les intervenants ANTHEA CONSEILS,
  • Préalablement à l’audit, les entreprises auditées sont questionnées pour connaitre les mesures COVID mises en place et les mesures applicables par les intervenants externes, validation des conditions d’intervention, définition d’une logistique d’audit adaptée (transports, repas par exemple),
  • Les causeries internes et les sensibilisations ont été réalisées au sein du cabinet avec les intervenants externes sous-traitants,
  • Revue lors de ces mêmes causeries des conditions d’intervention et des retours d’expérience
  • Adaptation pour trouver des audits terrain alors que certains sites refusent encore les accès aux visiteurs extérieurs. A chaque fois des solutions ont été trouvées. Notons que les refus sont rares. Les auditeurs. Ont pu s’adapter sans remettre en cause le niveau d’exigence terrain requis pour un audit réussi.
  • Respect de mesures spécifiques lors des audits : Exemple sur un site intervenant dans le domaine de la sous-traitance automobile : prise de température et réalisation d’un questionnaire d’investigation sur d’éventuelles expositions au virus COVID 19.
  • Adaptation pour les audits MASE avec la réalisation de visio conférence pour les restitutions (environ 10 restitutions viso ont été réalisés). Les auditeurs ont bénéficié du soutien de MASE national et de l’appui des administrateurs régionaux qui ont du déployé dans un délai très court de nouvelles dispositions pour la réalisation des comités de pilotage.

Pour des missions d’audits RSE  ou QSE, une partie de l’audit système a pu être réalisé en visio conférence. Les dispositions ont été préparées et réalisées pour que les objectifs et le niveau d’exigence de l’audit ne soient pas remises en cause. Parfois les preuves ont été adressées avant ou pendant l’audit. Le fonctionnement des réseaux et solutions viso ont été vérifiées au préalable.

En conclusion,

Nous souhaitons remercier les entreprises auditées parce qu’elles :

  •  ont réussi à  s’adapter dans des conditions inédites, difficiles et dans des délais très courts
  • avaient toutes les raisons et la facilité pour demander un report et qu’elles n’ont pas abusé de la situation, considérant l’enjeu prévention comme essentiel,
  • ont montré un leadership concret : Quand le niveau de risques est plus élevé, on ne lâche rien, on renforce la prévention, l’audit est un outil au service de la prévention.
  • ont mobilisé et entrainé leurs équipes et l’encadrement sur la nécessité d’une  prévention continue. Celle-ci n’est pas un compteur que l’on arrête ou que l’on suspend sous peine de voir ses résultats se dégrader rapidement

Nous souhaitons remercier les organismes de certification qui ont du s’adapter dans des délais très courts :

  • Plusieurs organismes de certification ISO tierce partie qui ont proposé des dispositions pour que les audits se déroulent et pour la recherche de solutions pour les situations particulières (analyses de risques, maîtrise des reports, adaptation des outils, …)
  • Les associations MASE qui ont permis la réalisation des restitutions à distances et l’accompagnement de MASE national dans le même temps

Nous n’oublions pas nos auditeurs et nos auditrices

  • Ils se  sont mobilisés eux aussi pour s’adapter à une situation inédite qui impacte directement leurs pratiques, leur fonctionnement et leur agenda et leur activité.